Römiz Analiz

Vesaikler fiziksel olarak bir paket halinde birime ulaşıyor. Her pakette belgeler tek tek inceleniyor, belge türleri belirleniyor, original ve copy nüshalar elle ayrılıyor, adetler kontrol ediliyor; römiz ve diğer vesaiklerdeki kritik bilgiler okunup sisteme manuel olarak giriliyor.

Yüksek dikkat isteyen, tekrarlı ve manuel işlemlerin yoğun olduğu bu süreç, hata riskini de beraberinde getiriyor.

Vesaiklerin elektronik ortamda doğrudan birime ulaşması her zaman mümkün değil. Bu yüzden önerim, fiziksel belge akışını değiştirmek yerine onu tarayıcı üzerinden dijitalleştirmeye dayanıyor:

Fiziksel vesaik → Tarama → Yapay zekâ destekli belge analizi → Operatör kontrolü → Sisteme veri girişi

Amaç insanı süreçten çıkarmak değil, insanın yaptığı işi daha hızlı, kontrollü ve hataya daha az açık hale getirmek.

MVP aşamasında römiz taranıyor, yapay zekâ ve OCR ile analiz ediliyor, belge türü doğrulanıyor ve kritik alanlar yapılandırılarak operatöre bir güven skoruyla sunuluyor. Yüksek güvenli alanlar kullanıma hazır geliyor; düşük güvenli ya da okunamayan alanlar operatör kontrolüne yönlendiriliyor.

Tüm vesaik paketi tek seferde taranır. Sistem römiz, bill of lading, commercial invoice, certificate of origin ve packing list gibi belgeleri tanır ve ardından:

1. Belge türünü tespit eder.
2. Original / copy ayrımı yapar.
3. Her belge türünün adetlerini çıkarır.
4. Römizi otomatik olarak tanır.
5. Römiz üzerindeki kritik bilgileri çıkarır: ihracatçı banka referansı, SWIFT referansı, tutar, tarih.
6. Sonuçları operatöre kontrol edilebilir ve kopyalanabilir biçimde sunar; dosyanın genel durumunu bir "key notes" özetinde öne çıkarır.

• Operasyonel verimlilik: tekrarlı manuel işlemlerin azalması, işlem süresinin kısalması.
• Daha düşük hata riski: referans ve tutar gibi bilgilerin elle okunup yeniden yazılmasından doğan hataların azalması.
• Standardizasyon: original/copy ayrımı ve belge sınıflandırmasının standart bir yapıya taşınması.
• Operatör desteği: veri girişini yapan personelin doğru bilgiye daha hızlı ulaşması.
• Kontrol mekanizması: düşük güvenli alanların operatör tarafından doğrulanması.

1. Anonimleştirilmiş örnek vesaiklerle prototip oluşturulması.
2. Belge türü ve original/copy ayrımının test edilmesi.
3. Römiz üzerindeki kritik bilgilerin otomatik çıkarılmasının test edilmesi.
4. Mevcut süreçle karşılaştırmalı olarak işlem süresi ve hata oranının ölçülmesi.
5. Sonuçlar olumlu olursa mevcut sistemle entegrasyon imkânlarının değerlendirilmesi.

İnternette paylaşıma açık 23 örnek römiz üzerinde yaptığım testlerde kritik bilgiler %99 doğrulukla çıkarıldı. Daha az manuel işlem, daha hızlı veri girişi, daha düşük hata riski ve daha standart bir vesaik kontrol süreci hedefleyen bu çalışmayı birim müdürüme sunarak süreçlerin nasıl daha efektif ilerleyebileceğine dair yeni bir perspektif kattım.